Contoh Surat Resmi

Di dalam pembuatan surat resmi umumnya digunakan untuk keperluan organisasi, instansi, keperluan dinas, atau kepentingan antar perusahaan. Perlu digaris bawahi jika surat resmi tidak harus selalu dibuat oleh suatu perusahaan atau kelompok, tapi surat resmi bisa dibuat oleh individu.

Salah satu contoh dari surat resmi yang dibuat oleh individu adalah surat lamaran kerja, atau bisa juga surat pengunduran diri.

Dimana cara penulisan surat tersebut menggunakan format surat resmi yang berlaku. Sebelum kita memberikan contoh surat resmi, ada baiknya jika kita membahas pengertian surat resmi terlebih dahulu.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi, perseorangan, ataupun instansi tertentu, yang bersifat formal dan memiliki kepentingan resmi. Perbedaan dari surat resmi dan surat tidak resmi terletak di penulisan sampai penggunaan bahasa.

Jika bahasa yang digunakan dalam suatu surat menggunakan bahasa sehari – hari maka surat tersebut disebut surat tidak resmi. Sedangkan surat resmi dibuat dalam berbagai kegiatan resmi seperti di kedinasan, sekolah atau di berabgai instansi pemerintah.

Bagian – Bagian Surat Resmi

Perbedaan utama antara surat resmi dengan surat tidak resmi ada pada tata penulisan dan bahasa. Selain itu, surat resmi memiliki bentuk yang lebih terstruktur dan ada ketentuan dalam cara penulisannya.

Bagian surat adalah komponen yang harus ada dalam pembuatan surat resmi. Nah berikut ini adalah beberapa bagian dari surat resmi yang perlu diketahui, antara lain.

1. Kop Surat

Kop surat adalah identitas pertama yang dilihat si penerima surat. Adanya pemberian kop surat memiliki tujuan tertentu, untuk surat resmi dari perusahaan bisa di tambahkan semacam nomor izin usaha, usaha, bidang kegiatan. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari kop surat, antara lain.

• Sebagai media promosi.
• Untuk memberikan informasi mengenai jenis kegiatan atau bidang usaha.
• Untuk mengetahui alamat dan nama instansi.

2. Nomor Surat

Sistem penomoran surat pada surat resmi memiliki tujuan untuk memudahkan suatu instansi dalam pengarsipan atau pun penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Sehingga hal tersebut memudahkan pekerjaan pegawai atau karyawan dalam pembuatan surat berikutnya.

Nomor surat berisi nomor urut, bulan, serta tahun pembuatan atau pengeluaran surat tersebut. Letak nomor surat umumnya berada di bawah kop surat sebelah kiri. Nomor surat pada surat resmi mempunyai fungsinya tersendiri, antara lain.

• Untuk memudahkan pencarian surat jika diperlukan.
• Memudahkan penyimpanan administratif.
• Memudahkan mengontrol frekuensi pengiriman surat.
• Membantu dalam mengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan nomor surat, antara lain.

• Kode tujuan surat.
• Bulan dan tahun pembuatan surat.
• Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, hal itu dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.
• Kode kedudukan surat.

Contoh

Nomor : 017/UR/II2018
017 : Menunjukkan surat ke -17
SPK : Undangan Rapat
II : Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)
2018 : Dibuat pada tahun 201

Jika ada lampiran maka disertakan jika ada, tapi kalai tidak ada bisa diberikan tanda (-).

3. Tanggal Penulisan Surat

Ada beberapa tujuan dari penulisan tanggal pada surat resmi yakni supaya penerima bisa mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka hal tersebut bisa membuat kita tahu masa berlaku surat tersebut. Oleh karena itu, tanggal penulisan surat adalah komponen yang penting dalam penulisan sebuah surat resmi.

Baca Juga : Contoh Surat Pernyataan

4. Lampiran

Lampiran adalah dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instanti atau pun perseorangan. Lampiran dalam surat resmi berguna untuk menunjukkan jika ada dokumen penting yang digunakan sebagai penunjang surat tersebut. Contohnya saja adalah,

No : –
Lamp : 2 Lembar
Perihal : –

Hal diatas menunjukan jika surat tersebut menyertakan 2 lembar dkumen di lembar surat tersebut.

5. Perihal

Perihal dalam surat resmi adalah hal pokok yang merupakan tujuan utama dari surat tersebut dibuat. Fungsi dari komponen ini bertujuan untuk meninjukkan kepada penerima tentang pokok dari isi surat. Dengan demikian penerima bisa mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat tersebut.

6. Alamat Tujuan

Hal terpenti dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat tersebut ditujukan. Oleh karena itu alamat surat menjadi hal yang tidak boleh sampai salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak 2 (dua) kali, yang pertama adalah amplop surat dan yang kedua isi surat itu sendiri

Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap karena sudah di tulis dalam amplop. Berikut ini adalah hal yang harus diperhtaikan dalam penulisan alamat, antara lain.

• Pengguanan kata Kepada tidak usah ditulis.
• Penulisan Yang Terhormat atau yang lebih sering disingkat Yth berguna untuk memberikan penghormatan kepada penerima surat.
• Penggunaan titik hanya digunakan  setelah singkatan.
• Kode pos sebaiknya di tulis, hal tersebut berguna untuk membantu petugas pos dalam mengirimkan surat.
• Sebutan Bapak, Ibu, atau Sdr hanya berlaku pada nama orang dan tidak digunakan nama instansi atau jabatan tertentu.

Contoh

Yth. Manager PT. Pertamina Persero
Jalan Gunung Merapi
Kota Dumai
Yth. Bapak Robby Alvian S.T
Jalan Raya Pekan – Jakarta KM 2
Kota Jakarta

7. Salam Pambuka

Salam pembua adalah komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal tersebut dikarenakan salam pembuka berguna untuk pembuka sebelum sampai ke inti atau ppokok dari isi surat. Contohnya kata salam pembuka seperti Dengan Hormat, Assalamualaikum, Salam Sejahtera, dan lain sebagainya.

Baca Juga : Contoh Surat Pribadi

8. Isi Surat

Isi adalah k0omponen utama dari sebuah surat, dimana inti yang sedang dibahas ada di dalam isi surat. Dalam sebuah surat ada beberapa bagian seperti karangna yang lainnya, yakni bagian inti, pembuka, dan bagian penutu. Berikut ini adalah ulasannya,

• Pembuka, dalam isi surat tujuan dari bagian pembuka adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum menetahui isi dari surat tersebut.
• Inti, inti adalah komponen pokok dari isi surat.
• Penutup, Bagian ini berisi mengenai penegasan, simpulan, ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup

Bagian ini berisi kata – kata penutup yang biasanya digunakan untuk menambahkan kesantunan dalam berkomunikasi dalam sebuah surat. Bagian ini tidak wajib dalam sebuah surat (Bisa ada salam penutup dan bisa tidak ada salam penutup).

Baca Juga : Contoh Surat Lamaran Kerja

10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Nama penunggung jawab adalah penanda jika nama tersebut bertanggung jawab serta dikuatkan dengan tanda tangan si penanggung jawab.

11. Tembusan

Tembusan digunakan jika ada beberapa pihak yang di anggap perlu untuk mengetahui isi surat tersebut.

Contoh Surat Resmi

Berikut ini adalah beberapa contoh dari surat resmi mulai dari surat kuasa, dari sekolah dan banyak lagi lainnya, antara lain.

1. Contoh Surat Resmi Surat Kuasa

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Arifin Ahmad
Umur : 26 tahun
Tempat Tanggal Lahir : Makasar, 9 Juli 1991
Alamat : Jl. Arifin Achmad No. 7 Makasar

Dengan ini memberi kuasa kepada:

Nama : Muhammad Irham, SH
Umur : 34 tahun
Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 5 Mei 1982
Alamat : Jl. Soekarno No. 31 Malang

—————————KHUSUS————————–

Atas nama dan untuk pemberi kuasa mewakili dan mengurus serta menjual Kendaraan bermotor merk : .Toyota, Type : 86, warna : Merah, tahun : 2015, No. Pol. : N-3671-WF, No. Rangka : va98765432, No. BPKB : 23071996, atas nama : Alvian

Untuk keperluan yang tertera di atas maka, penerima kuasa dapat melakukan tindakan sebagai berikut :

Untuk menandatangani surat perjanjian jual beli, surat pernyataan melepaskan hak atas kendaraan bermotor tersebut dan maupun surat-surat yang berhubungan dengan maksud dan tujuan pelepasan hak kepemilikan atas kendaraan bermotor tersebut.

Menerima uang serta menandatangani kwitansi hasil dari penjualan kendaraan bermotor tersebut serta melakukan tindakan lain yang dianggap perlu dan patut sehubungan dengan diberikannya kuasa ini.

Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagai mana mestinya.

Makassar, 12 September 2018

Penerima Kuasa

Pemberi Kuasa

Muhammad Irham, SH Arifin Ahmad

2. Contoh Surat Resmi Niaga (Penawaran Barang)

PT. Jaya Sentosa

Jl. Pangeran Diponegoro No. 26
Jakarta Selatan

Jakarta, 13 April 2018

Nomer : 11/12/XII/2018
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur AP/DG

Kepada
Manager PT Surya Abadi
Jl. Pattimura No. 2, Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan pengamatan kami, perusahaan Saudara saat ini semakin berkembang dan tentunya semakin maju beberapa tahun terakhir ini. Dengan perkembangan tersebut maka harus didukung dengan peralatan kantor yang mencukupi dan memadai sesuai dengan masa kini.

Dalam kesempatan ini, perusahaan kami bersedia untuk menawarkan beberapa produk alat kantor yang menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersama surat ini kami lampirkan 1 lembar brosur sebagai bahan pertimbangan Saudara.

Jika Anda menggunakan produk kantor unggulan yang diproduksi oleh perusahaan kami, kami yakin pegawai Anda dapat bekerja secara efisien dan efektif sehingga akan meningkatkan prospek dari perusahaan.

Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 20 September 2018.

Garansi yang kami berikan adalah selama 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka hanya sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat di angsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.

Besar harapan kami untuk menerima pesanan dari Saudara. Kami yakin jika Saudara memakai produk yang kami tawarkan, akan memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak. Atas perhatian dan kerjasama kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
PT. Jaya Sentosa,

3. Contoh Surat Resmi Surat Keputusan

PT. SUMBU GUNTUNG

Jl. Pertahanan No. 88 Jakarta Pusat
Telp. 1234567890 Fax. 1234567890

SURAT KEPUTUSAN
No. : 88/SK/Mei/2018

Perihal : Pengangkatan Karyawan Tetap

Setelah melakukan serangkaian tahapan evaluasi terhadap kinerja Saudara Anton Sanjaya terhitung mulai tanggal 10 Januari 2018 dengan jabatan sebagai pegawai sementara PT. Maju Mundur dibagian Administrasi, maka dengan ini PT. SUMBU GUNTUNG menganggap Sdr. telah memenuhi kriteria untuk menjadi karyawan tetap dengan ketentuan sebagai berikut :

Menimbang : Berdasarkan hasil penilaian dan pengamatan yang obyektif Sdr. Anton Sanjaya

Mengingat : Berdasarkan Anggaran Dasar serta Peraturan Perusahaan PT. SUMBU GUNTUNG

Memperhatikan : Kebutuhan akan SDM di PT. SUMBU GUNTUNG

MEMUTUSKAN :

Mengangkat Sdra. Anton Sanjaya sebagai Staff Administrasi, Bila mana di kemudian hari ditemukan kesalahan dengan diterbitkannya Surat Keputusan ini, maka pihak perusahaan akan melakukan penyesuaian ulang sebagaimana mestinya.

Di Tetapkan di Jakarta pusat pada : 15 Mei 2018.

Mengetahui,
Direktur PT. SUMBU GUNTUNG,

Ahmad Subari.

4. Contoh Surat Resmi Surat Edaran

PEMERINTAHAN KOTA PEKANBARU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS RUMBAI

Jalan Gabus Raya No. 21 Tlp. (0243) 66564, E-Mail : puskesmasrumbai@yahoo.co.id

Rumbai, 8 Desember 2018

Nomor : 450 / 6151 / KD. D
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan
Kepada Yth. Pimpinan Puskesmas

Se-Kota PEKANBARU

Sehubungan dengan penetapan Pemilihan Umum Kepala Daerah (Pilkada) Provinsi Riau pada tanggal 9 januari 2019 sebagai hari libur nasional, bersama ini kami beritahukan kepada seluruh Saudara Pimpinan Puskesmas agar tetap memberikan pelayananan kesehatan terhadap masyarakat.

Untuk penjadwalan piket tenaga kesehatan disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat. Demikian surat edaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan banyak terima kasih.

KEPALA DINAS KESEHATAN
KOTA PEKANBARU
drg. KARTINI .M.Kes
NIP. 19680824200302

Tembusan :

1. Walikota Pekanbaru di Rumbai
2. Inspektur kota Pekanbaru di Rumbai
3. Pertinggal.

5. Contoh Surat Resmi Surat Panggilan

PT. Asia Makmur

Jln. SM. Amin No. 22 Telp (021) 77552525
DKI Jakarta

Jakarta, 20 Maret 2018

Nomor : 19/IB/03/2018
Perihal : Panggilan Tes
Lampiran :

Yth. Sdr. Galih Riswanto
Desa Pondok Kelapa Baru Kec. Lebak Jaya
Jakarta timur

Menanggapi surat lamaran kerja yang saudara kirimkan, maka dengan ini kami mengharap kedatangan Saudara pada:

Hari, Tanggal : Rabu, 29 Mei 2018
Waktu : Pukul 08.00 s/d Selesai
Keperluan : Tes Tulis dan Tes Wawancara
Tempat : PT. Maju Bangkit, Jln. SM. Amin No. 22

Pada kesempatan tersebut, kami mengharap Saudara melengkapi:

1. Ijazah sarjana yang asli;
2. Transkrip Nilai asli dan salinannya;
3. pensil 2B dan penghapus;
4. Berpakaian rapi dan formal.

Demikian surat panggilan ini dibuat. Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.

Manager Personalia,

Andina putra, S.Psi

Nah, itulah beberapa contoh dari surat resmi. Semoga artikel ini bisa menambah wawasan, dan semoga artikel ini bisa membantu kalian. Jika ada kesalahan dalam artikel ini mohon untuk dimaafkan dan dimaklumi.